Pflichtangaben einer MwSt-Rechnung

Neun Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug

Damit der Empfänger einer Rechnung die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen kann, muss die Rechnung neun konkrete Pflichtangaben nach Paragraf 14 Absatz 4 UStG enthalten. Fehlt eine einzige davon, ist der Vorsteuerabzug riskant.

1. Name und vollständige Anschrift des Leistenden
2. Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuer-Nummer ODER USt-IdNr des Leistenden
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben)
6. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang der Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
8. Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
9. Steuerbetrag und anzuwendender Steuersatz

Beispiel-Rechnung

So sieht eine korrekte Rechnung aus:

AKARA Solutions GmbH               Rechnungsnummer: 2026-0042
Feldstraße 97                     Rechnungsdatum: 21.05.2026
25421 Pinneberg                    Leistungsdatum: 15.05.2026
USt-IdNr: DE 187 203 913

An:
Beispiel-Kunde GmbH
Musterweg 1, 12345 Musterstadt

Position 1: Beratungsleistung Web-Entwicklung
Menge: 8 Stunden                   Einzelpreis netto:  120,00 Euro
                                   Gesamt netto:       960,00 Euro

Netto-Summe:                                          960,00 Euro
USt 19 Prozent:                                       182,40 Euro
Brutto-Summe:                                       1.142,40 Euro

Diese Form wird von Buchhaltungssoftware automatisch generiert. Manuelle Rechnungen müssen alle Punkte enthalten, sonst Korrektur nötig.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto

Bei Rechnungen bis 250 Euro Brutto gelten vereinfachte Anforderungen (Paragraf 33 UStDV). Pflicht bleiben:

• Name und Anschrift des Leistenden
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Entfallen: Steuer-Nummer, Empfänger-Anschrift, fortlaufende Nummer. Praktisch typisch für Kassenbons.

Sonderfälle

Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG: KEIN MwSt-Ausweis. Stattdessen Hinweis "Nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer". Sonst greift Paragraf 14c UStG (Steuerschuld kraft Rechnungsstellung).

Reverse-Charge: Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" statt MwSt-Ausweis. Bei EU-Auslandsgeschäft USt-IdNr beider Parteien zwingend.

Innergemeinschaftliche Lieferung: Steuerfrei (0%), Hinweis "Innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei nach § 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG", USt-IdNr des Empfängers.

Elektronische Rechnungen seit 2025 Pflicht

Seit 1.1.2025 sind im B2B-Bereich elektronische Rechnungen Pflicht (Wachstumschancengesetz). Formate: ZUGFeRD (Hybrid PDF+XML) oder XRechnung (reines XML). Reine PDF-Dateien sind NICHT mehr e-Rechnungs-fähig.

Uebergangsfristen:

• Bis 31.12.2026: Empfang muss möglich sein, Versand bleibt PDF erlaubt
• Ab 1.1.2027: Versand-Pflicht für Unternehmen ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz
• Ab 1.1.2028: Versand-Pflicht für alle B2B-Unternehmen

Was bei fehlenden Angaben passiert

Wenn die Rechnung unvollständig ist, droht dem Empfänger die Versagung des Vorsteuerabzugs. Bei Prüfung muss nachgewiesen werden, dass die Rechnung korrigiert wurde. Wichtig: BFH-Urteil 2016 erlaubt rückwirkende Korrektur, wenn alle Voraussetzungen schon ursprünglich vorlagen.

Praktisch heißt das: bei einer falschen Rechnung sofort Korrektur beim Lieferanten anfordern, bevor das Finanzamt prüft.

Quellen

• UStG § 14 (Rechnungspflicht und Mindestangaben)
• UStG § 14c (Unrichtiger Steuerausweis)
• Wachstumschancengesetz 2024 (e-Rechnungspflicht)
• Vorsteuerabzug nach § 15 UStG