Vorsteuerabzug: was Unternehmer wissen muessen

Was Vorsteuer ist

Wer als Unternehmer Waren oder Dienstleistungen einkauft, zahlt darauf Mehrwertsteuer. Diese gezahlte MwSt heisst Vorsteuer. Sie kann mit der Umsatzsteuer verrechnet werden, die der Unternehmer selbst von seinen Kunden einnimmt. Geregelt in Paragraf 15 UStG.

Hinweis: dieser Ratgeber gibt rechtliche Orientierung, ersetzt aber keine Steuerberatung. Bei konkreten Streitfaellen einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin konsultieren.

Beispiel: ein Webentwickler kauft fuer 1.190 Euro brutto Software (1.000 Netto + 190 USt). Er stellt seinem Kunden 5.950 Euro (5.000 Netto + 950 USt) in Rechnung. In der USt-Voranmeldung:

• Ausgangsumsatz: 950 Euro USt
• Vorsteuer: 190 Euro
• Zahllast ans Finanzamt: 760 Euro

Voraussetzungen fuer den Vorsteuerabzug

Fuenf Voraussetzungen muessen erfuellt sein:

1. Unternehmer-Eigenschaft. Wer Privatperson ist (kein Gewerbe, kein Freiberuf), kann keine Vorsteuer ziehen.
2. Bezug fuer das Unternehmen. Der Einkauf muss unternehmerisch veranlasst sein. Privates wird ausgeschlossen.
3. Ordnungsgemaesse Rechnung mit allen 9 Pflichtangaben nach § 14 UStG.
4. Tatsaechliche Leistung. Die Ware/Dienstleistung muss erbracht sein. Anzahlungs-Rechnungen erlauben den Vorsteuerabzug erst nach Leistungserbringung.
5. Vorsteuer-Berechtigung. Kleinunternehmer haben sie nicht. Wer steuerfreie Umsaetze macht (z. B. Arzt), kann anteilig die Vorsteuer nicht ziehen.

Was abziehbar ist

Die Vorsteuer aus folgenden typischen Aufwendungen ist vollstaendig abziehbar:

• Wareneinkaeufe fuer den Weiterverkauf
• Bueromaterial, Software, IT-Equipment
• Beratung (Steuerberater, Rechtsanwalt)
• Miete fuer Betriebsraeume
• Geschaeftsreisen (anteilig)
• Telekommunikation (anteilig)

Was nicht oder nur anteilig abziehbar ist

Bewirtungs-Aufwand: nur 70% der Vorsteuer abziehbar. 30% gelten als nicht abzugsfaehige Repraesentation. Voraussetzung: ordnungsgemaesses Bewirtungs-Belege mit Anlass und Teilnehmern.

Geschenke an Geschaeftspartner: bis 35 Euro netto pro Person und Jahr abziehbar. Daruber hinaus komplett ausgeschlossen.

Pkw-Kosten bei Mischnutzung: bei privater Nutzung 50% Vorsteuerabzug. Bei rein betrieblicher Nutzung 100%. Achtung: Privatnutzung loest Wertabgabe-Pflicht aus.

Aufwendungen fuer steuerfreie Umsaetze: nicht abziehbar. Wer als Arzt sowohl steuerfreie Heilbehandlungen als auch steuerpflichtige IGeL-Leistungen anbietet, muss die Vorsteuer aufteilen (Paragraf 15 Abs. 4 UStG).

Zeitpunkt der Geltendmachung

Vorsteuer wird mit dem Rechnungserhalt abgezogen - unabhaengig von der Zahlung. Wer am 28. Maerz eine Rechnung erhaelt und am 5. Mai zahlt, traegt die Vorsteuer in der Maerz-USt-VA ein.

Ausnahme: wer nach Ist-Besteuerung abrechnet (Umsatz unter 600.000 Euro pro Jahr, Antragspflicht), bucht erst mit Bezahlung. Das ist liquiditaetsschonender, aber bei Eingangsrechnungen meist nachteilig.

Praxis: fehlerhafte Rechnungen

Wenn der Lieferant eine Rechnung mit Fehlern stellt (z. B. falsche Adresse, fehlende Rechnungsnummer), darf der Empfaenger den Vorsteuerabzug nicht machen. Erst nach Korrektur.

Wichtig: das BFH-Urteil 2016 V R 26/15 erkennt rueckwirkende Korrektur an. Wenn eine Rechnung im Maerz fehlerhaft war und im Juni korrigiert wird, gilt der Vorsteuerabzug bereits ab Maerz (nicht erst ab Juni). Voraussetzung: alle materiellen Voraussetzungen schon urspruenglich vorlagen.

Praktisch: bei fehlerhafter Rechnung zeitnah Korrektur beim Lieferanten anfordern. Falls Streit, kommt es schnell zum Pruefer-Termin.

Vorsteueraufteilung bei gemischter Verwendung

Wer sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Umsaetze macht, muss die Vorsteuer aufteilen:

Abziehbare Vorsteuer = Gesamtvorsteuer × (steuerpflichtige Umsaetze / Gesamtumsaetze)

Beispiel: Arzt mit 200.000 Euro steuerfreien Heilbehandlungen und 50.000 Euro IGeL-Umsaetzen. Gesamtvorsteuer 8.000 Euro. Abziehbarer Anteil: 8.000 × (50.000 / 250.000) = 1.600 Euro. Die restlichen 6.400 Euro sind nicht abziehbar.

Typische Fehler

Privatentnahmen vergessen. Wer Smartphone, Auto, Geraete privat nutzt, muss die anteilige Vorsteuer als Wertabgabe versteuern. Pruefer schauen genau auf diese Buchungen.

Voranmeldung verspaetet. Vorsteuer im falschen Voranmeldungs-Zeitraum. Wer im Januar eine Rechnung erhaelt und sie versehentlich erst in der Februar-VA bucht, bekommt einen Korrekturbescheid.

Rechnungs-Aufbewahrungspflicht missachtet. Rechnungen muessen 10 Jahre aufbewahrt werden (Paragraf 14b UStG). Bei Pruefung droht ohne Belege die Versagung des Vorsteuerabzugs.

Quellen

• UStG § 15 (Vorsteuerabzug)
• UStG § 14, § 14b (Rechnungspflicht und Aufbewahrung)
• BFH V R 26/15 (rueckwirkende Rechnungskorrektur, 2016)
• MwSt-Rechnungs-Pflichtangaben