Vorsteuerabzug: was Unternehmer wissen müssen

Was Vorsteuer ist

Wer als Unternehmer Waren oder Dienstleistungen einkauft, zahlt darauf Mehrwertsteuer. Diese gezahlte MwSt heißt Vorsteuer. Sie kann mit der Umsatzsteuer verrechnet werden, die der Unternehmer selbst von seinen Kunden einnimmt. Geregelt in Paragraf 15 UStG.

Hinweis: dieser Ratgeber gibt rechtliche Orientierung, ersetzt aber keine Steuerberatung. Bei konkreten Streitfällen einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin konsultieren.

Beispiel: ein Webentwickler kauft für 1.190 Euro brutto Software (1.000 Netto + 190 USt). Er stellt seinem Kunden 5.950 Euro (5.000 Netto + 950 USt) in Rechnung. In der USt-Voranmeldung:

• Ausgangsumsatz: 950 Euro USt
• Vorsteuer: 190 Euro
• Zahllast ans Finanzamt: 760 Euro

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Fünf Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

1. Unternehmer-Eigenschaft. Wer Privatperson ist (kein Gewerbe, kein Freiberuf), kann keine Vorsteuer ziehen.
2. Bezug für das Unternehmen. Der Einkauf muss unternehmerisch veranlasst sein. Privates wird ausgeschlossen.
3. Ordnungsgemäße Rechnung mit allen 9 Pflichtangaben nach § 14 UStG.
4. Tatsächliche Leistung. Die Ware/Dienstleistung muss erbracht sein. Anzahlungs-Rechnungen erlauben den Vorsteuerabzug erst nach Leistungserbringung.
5. Vorsteuer-Berechtigung. Kleinunternehmer haben sie nicht. Wer steuerfreie Umsätze macht (z. B. Arzt), kann anteilig die Vorsteuer nicht ziehen.

Was abziehbar ist

Die Vorsteuer aus folgenden typischen Aufwendungen ist vollständig abziehbar:

• Wareneinkäufe für den Weiterverkauf
• Büromaterial, Software, IT-Equipment
• Beratung (Steuerberater, Rechtsanwalt)
• Miete für Betriebsräume
• Geschäftsreisen (anteilig)
• Telekommunikation (anteilig)

Was nicht oder nur anteilig abziehbar ist

Bewirtungs-Aufwand: nur 70% der Vorsteuer abziehbar. 30% gelten als nicht abzugsfähige Repräsentation. Voraussetzung: ordnungsgemäßes Bewirtungs-Belege mit Anlass und Teilnehmern.

Geschenke an Geschäftspartner: bis 35 Euro netto pro Person und Jahr abziehbar. Daruber hinaus komplett ausgeschlossen.

Pkw-Kosten bei Mischnutzung: bei privater Nutzung 50% Vorsteuerabzug. Bei rein betrieblicher Nutzung 100%. Achtung: Privatnutzung löst Wertabgabe-Pflicht aus.

Aufwendungen für steuerfreie Umsätze: nicht abziehbar. Wer als Arzt sowohl steuerfreie Heilbehandlungen als auch steuerpflichtige IGeL-Leistungen anbietet, muss die Vorsteuer aufteilen (Paragraf 15 Abs. 4 UStG).

Zeitpunkt der Geltendmachung

Vorsteuer wird mit dem Rechnungserhalt abgezogen - unabhängig von der Zahlung. Wer am 28. März eine Rechnung erhält und am 5. Mai zahlt, trägt die Vorsteuer in der März-USt-VA ein.

Ausnahme: wer nach Ist-Besteuerung abrechnet (Umsatz unter 600.000 Euro pro Jahr, Antragspflicht), bucht erst mit Bezahlung. Das ist liquiditätsschonender, aber bei Eingangsrechnungen meist nachteilig.

Praxis: fehlerhafte Rechnungen

Wenn der Lieferant eine Rechnung mit Fehlern stellt (z. B. falsche Adresse, fehlende Rechnungsnummer), darf der Empfänger den Vorsteuerabzug nicht machen. Erst nach Korrektur.

Wichtig: das BFH-Urteil 2016 V R 26/15 erkennt rückwirkende Korrektur an. Wenn eine Rechnung im März fehlerhaft war und im Juni korrigiert wird, gilt der Vorsteuerabzug bereits ab März (nicht erst ab Juni). Voraussetzung: alle materiellen Voraussetzungen schon ursprünglich vorlagen.

Praktisch: bei fehlerhafter Rechnung zeitnah Korrektur beim Lieferanten anfordern. Falls Streit, kommt es schnell zum Prüfer-Termin.

Vorsteueraufteilung bei gemischter Verwendung

Wer sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Umsätze macht, muss die Vorsteuer aufteilen:

Abziehbare Vorsteuer = Gesamtvorsteuer × (steuerpflichtige Umsätze / Gesamtumsätze)

Beispiel: Arzt mit 200.000 Euro steuerfreien Heilbehandlungen und 50.000 Euro IGeL-Umsätzen. Gesamtvorsteuer 8.000 Euro. Abziehbarer Anteil: 8.000 × (50.000 / 250.000) = 1.600 Euro. Die restlichen 6.400 Euro sind nicht abziehbar.

Typische Fehler

Privatentnahmen vergessen. Wer Smartphone, Auto, Geräte privat nutzt, muss die anteilige Vorsteuer als Wertabgabe versteuern. Prüfer schauen genau auf diese Buchungen.

Voranmeldung verspätet. Vorsteuer im falschen Voranmeldungs-Zeitraum. Wer im Januar eine Rechnung erhält und sie versehentlich erst in der Februar-VA bucht, bekommt einen Korrekturbescheid.

Rechnungs-Aufbewahrungspflicht missachtet. Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (Paragraf 14b UStG). Bei Prüfung droht ohne Belege die Versagung des Vorsteuerabzugs.

Quellen

• UStG § 15 (Vorsteuerabzug)
• UStG § 14, § 14b (Rechnungspflicht und Aufbewahrung)
• BFH V R 26/15 (rückwirkende Rechnungskorrektur, 2016)
• MwSt-Rechnungs-Pflichtangaben